Política de uso del Canal Ético

GRUPO MOVENTIA (en adelante MOVENTIA o el Grupo, indistintamente) tiene habilitado un mecanismo interno para comunicar eventuales incumplimientos (Canal Ético) de conformidad con lo establecido en Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, así como dudas y consultas en relación con la interpretación y aplicación de su Sistema de Compliance.

¿Qué se puede comunicar a través del Canal Ético?

• Cualquier incumplimiento del Código Ético o del resto de normativa interna, procesos y controles que conforman el Sistema de Compliance de MOVENTIA.
• Cualquier violación de la legislación vigente aplicable.
• Cualquier contingencia que pueda suponer un riesgo para la reputación de MOVENTIA.
• Dudas o consultas en relación con la aplicación del Sistema de Compliance.

En todo caso, el contenido de la comunicación debe estar relacionado con conductas o hechos cometidos por parte de colaboradores o agentes comerciales, proveedores, contratistas, subcontratistas y demás terceros con los que se relaciona o vincula profesionalmente MOVENTIA o sobre dudas acerca del Sistema de Compliance.

¿En qué consiste el Canal Ético?

El Canal Ético de MOVENTIA consiste en en una plataforma especialmente habilitada, accesible a través de la página web corporativa.

Principios y garantías esenciales del uso y gestión del Canal Ético

• Garantía de confidencialidad: MOVENTIA garantiza que (i) la identidad de las personas que realicen una comunicación; (ii) la identidad de cualquier otra persona afectada o mencionada en la comunicación; y (iii) las actuaciones realizadas, tendrán carácter confidencial y no podrán ser reveladas ni comunicadas a personas no autorizadas.
• Anonimato: las comunicaciones podrán realizarse de forma anónima, esto es, sin necesidad de identificarse.
• Prohibición de represalias: MOVENTIA no adoptará ninguna clase de represalia o consecuencia negativa hacia las personas que realicen una comunicación de buena fe.
• Información y plazos: el comunicante recibirá un acuse de recibo dentro del plazo máximo de siete (7) días naturales desde el momento de la recepción de la denuncia en el Canal Ético, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación. Asimismo, el plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no podrá superar los tres (3) meses desde la recepción de la comunicación o desde el vencimiento del plazo de siete (7) días después de efectuarse la misma en caso de no emitir acuse de recibo. En casos de especial complejidad, el plazo podrá extenderse hasta un máximo de tres (3) meses adicionales.
• Gestión de la comunicación de forma diligente e imparcial: la comunicación se tramitará conforme a los requisitos de la Ley 2/2023, de forma objetiva y evitando posibles situaciones de conflictos de interés.
• Derecho a realizar la comunicación mediante reunión presencial con el Responsable del Canal Ético: deberá tener lugar en un plazo máximo de siete (7) días naturales desde su solicitud. La reunión presencial deberá en todo caso documentarse (i) mediante una grabación de la conversación o (ii) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación. Se podrá escuchar la grabación y/o comprobar, rectificar y aceptar, mediante firma, la transcripción de la conversación.
• Derecho a acudir a las Autoridades Independientes (canal externo) a través de los mecanismos que tengan habilitados.
• Derechos en materia de protección de datos personales de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
• Otros derechos recogidos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Estos derechos son, entre otros, los siguientes:
  • Mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, solicitarle información adicional.
  • Derecho del denunciado a conocer la existencia de una denuncia en su contra y a ser oída en cualquier momento.
  • Derecho del denunciado a que se le respete la presunción de inocencia, por lo que no podrá ser sancionado o penalizado hasta finalizar la investigación.

Guía de uso del Canal Ético

Sin perjuicio de las garantías y derechos descritos en el apartado anterior, resulta importante destacar los siguientes puntos acerca del uso del Canal Ético:

• El Canal Ético se gestiona por el Responsable del Canal Ético, la Margarita Pedreira Gómez.
• Tendrán acceso a las comunicaciones recibidas a través del Canal Ético: (i) el Responsable del Canal Ético y quién lo gestione directamente; (ii) los miembros del Comité de Compliance; (iii) en caso de tener que sancionar, el responsable de Recursos Humanos o la persona u órgano competente para adoptar medidas disciplinarias; (iv) en caso de tener que adoptar medidas legales, el Director Jurídico; (v) en su caso, los encargados del tratamiento que eventualmente se designen como, por ejemplo, asesores o gestores, internos o externos; y (vi) en su caso, el delegado de protección de datos.
• Únicamente se podrá hacer uso del Canal Ético para comunicar los hechos o consultas referenciadas anteriormente (ver punto “¿Qué se puede comunicar a través del Canal Ético?”).
• Un mal uso del Canal Ético podrá ser sancionado. Por ejemplo, en caso de comunicar hechos falsos o de mala fe.
• Todos los miembros de MOVENTIA tienen la obligación de comunicar aquellos incumplimientos del Sistema de Compliance o de la legislación aplicable que hayan tenido conocimiento.

Derechos en materia de protección de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Identidad: MARFINA, S.L.

Domicilio social: Passeig del Comerç 100, 08203 – Sabadell, Barcelona (España)

CIF: B59372755

Teléfono: +34 935 61 20 00

2. Finalidad del tratamiento

Los datos personales que se faciliten en la comunicación serán tratados con la finalidad de atender y analizar la comunicación, investigar los hechos comunicados y adoptar las medidas correctivas pertinentes, ya sean disciplinarias o contractuales para cumplir con la debida diligencia y control de MOVENTIA.

3. Categorías de datos personales

Los datos personales que MOVENTIA tratará son los que el comunicante facilite a través de la comunicación, como el resto de los datos que puedan recabarse como consecuencia de la investigación que pueda ponerse en marcha de acuerdo con el procedimiento indicado para el Canal Ético de MOVENTIA.

4. Carácter anónimo y confidencial

El comunicante podrá identificarse, pero también podrá comunicar cualquier hecho de forma anónima. En cualquiera de los casos, tanto los datos personales como la información, serán tratados de forma confidencial.

Aunque la identificación del comunicante no es obligatoria y éste puede optar por no facilitar sus datos de identificación o contacto, estos pueden ayudar al desarrollo satisfactorio de la investigación. El comunicante puede también identificarse en un momento posterior a la interposición de la comunicación o aportar en un momento posterior del proceso documentación o información adicional.

Las intervenciones de testigos y afectados tendrán carácter estrictamente confidencial.

5. Legitimación

La base de legitimación para el tratamiento de datos por parte de MOVENTIA de los interesados es el interés público (art.6.1.e RGPD) y el cumplimiento de una obligación legal (art.6.1.c RGPD).

6. Conservación

Los datos serán conservados durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados y, en su caso durante el periodo adicional necesario para cumplir con la normativa legal o interna aplicable.

Los datos de quien formula la comunicación y de todas las partes intervinientes se conservarán en el Canal Ético únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados, que nunca será superior a tres (3) meses desde el envío de la comunicación. Transcurrido dicho plazo máximo, se procederá a su supresión del Canal Ético, sin perjuicio de la conservación y tratamiento de dichos datos que puede seguir llevando a cabo el equipo de investigación para dar curso a la investigación.

Tras la supresión, los datos serán bloqueados durante los periodos legalmente previstos.

7. Comunicación de datos
8. Autoridades que puedan intervenir en la investigación o posible procedimiento judicial.
9. Personas que puedan estar implicadas en la propia investigación.
10. Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y Tribunales competentes.
11. Terceros en los que MOVENTIA pueda apoyarse para llevar el Canal Ético, por ejemplo: plataforma de alojamiento de datos, herramienta que sostiene el Canal Ético, personas a las que se pueda delegar en detalle la investigación, abogados u otro tipo de asesores, entre otros.
12. Ejercicio de derechos
13. Derechos del comunicante: En todo momento el comunicante podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad con respecto a los datos personales que haya facilitado, a través de correo postal a la dirección indicada o al correo: protecciondedatos@moventia.es aportando copia de su DNI o documento equivalente, e identificándose como usuario del servicio de Canal Ético.
14. Derechos de la persona involucrada en los hechos comunicados: Derecho a que se le comunique en el tiempo más breve posible que se encuentra inmerso en un proceso de investigación, fruto de una comunicación relativa a él o a su actuación. La citada comunicación tendrá el contenido mínimo siguiente: el órgano encargado de la gestión, los hechos comunicados, los derechos que le asisten y el procedimiento de trámite de la comunicación, así como a toda la información relativa al tratamiento de sus datos enumerada en el apartado anterior. Derecho de acceso a los datos registrados, excepto la identidad del comunicante y la de otras personas afectadas por el expediente, y derecho de rectificación de los datos personales que sean inexactos o incompletos. Asimismo, tendrá derecho a que se le informe de la resolución o archivo de la alerta, en su caso. Cuando la comunicación a la persona involucrada en los hechos comunicados de que ha sido objeto de una comunicación ponga en peligro la capacidad de MOVENTIA para investigar o recopilar pruebas de manera eficaz, por el riesgo de destrucción o alteración de pruebas por parte de la persona afectada por la comunicación, esta podrá retrasar dicho deber de información.

En caso de considerar vulnerado su derecho a la protección de datos, cualquiera de ellos, podrá interponer una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).